Kassenführung im Fokus der digitalen Betriebsprüfung

Weiden. [Advertorial] Eine saubere Kassenführung ist das A und O eines Unternehmens. Auf was genau geachtet werden muss und wie man typische Fehler bei der Kassenprüfung vermeiden kann weiß Steuerberater Peter Meier.

Welche Unternehmen sind besonders dem Fokus der Finanzbehörden ausgesetzt?

Peter Meier: Nach den Erfahrungen der Finanzbeamten sind bargeldintensive Betriebe immer ein Risikobereich für Einnahmeverkürzung oder gar für Manipulationen der verwendeten Kassensysteme. Hier fallen beispielsweise die Gastronomie, Taxiunternehmen, Friseure beziehungsweise der Einzelhandel allgemein darunter. Sie haben grundsätzlich viel Bares in den Kassen. Eine saubere Kassenführung ist für diese Unternehmen das A und O.

Wie sieht die Praxis bei diesen „bargeldintensiven Betrieben“ aus und was sind die typischen Fehler bei der Kassenführung worauf die Betriebsprüfer besonders achten?

Meier: Die Kassenführung wird leider bei vielen derartigen Unternehmen noch sehr stiefmütterlich behandelt. Die Folgen für diese Unternehmen können mitunter fatal sein. Viele Prüfungen der Finanzverwaltung in bargeldintensiven Betrieben führen nämlich erfahrungsgemäß zu hohen, manchmal existenzbedrohenden, Steuernachzahlungen. Bei Bargeschäften schaut der Fiskus ab 1. Januar 2018 noch genauer hin. Mit der Möglichkeit der Kassennachschau können Prüfer jederzeit die ordnungsgemäße Kassenführung unangekündigt kontrollieren.

Dabei sollten Sie auf folgende Punkte unbedingt achten: 

• Die Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sowie alle Belege lückenlos erfasst sein. Auch bei Privatentnahmen und –einlagen muss ein Beleg vorliegen.
• Barbelege, die erst beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, machen die Kassenführung angreifbar.
• Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
• Eine Kasse kann niemals negativ sein. Negative (Zwischen-)Salden weisen auf Fehler beim Erfassen hin.
• Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen.
• Einnahmen und Ausgaben sind in der chronologisch richtigen Reihenfolge zu erfassen.
• Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen unbekannt oder Abmahnung des Personals).
• Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen. Ein Zugang ist in der Kasse an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht am Datum der Wertstellung).

Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen bis auf den Cent genau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden. Seit 2017 ist zusätzlich ein Zählprotokoll verpflichtend. Die Unternehmer müssen sich informieren. Sie tragen die alleinige Verantwortung für eine saubere Kassenführung und die lückenlose Bereitstellung der erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen.

Wie kann Ihre Steuerkanzlei die Betriebe unterstützen?

Meier: Wir als Steuerberater unterstützen die Mandanten hierbei und bereiten sie auf eine zu erwartende Prüfung bestmöglichst vor. Beispielsweise ergeben sich durch die Nutzung eines Online-Kassenbuches für den Steuerpflichtigen viele Erleichterungen bzw. Kontrollmöglichkeiten. Die vom Unternehmer erfassten Daten werden dabei regelmäßig dem Steuerberater online zur Verfügung gestellt und zeitnah verarbeitet, dadurch kann rechtzeitig auf Mängel hingewiesen werden um spätere Komplikationen beziehungsweise Schwierigkeiten zu vermeiden. Unternehmer die eine elektronische Registrierkasse nutzen, wissen oft nicht, welche Daten überhaupt aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Dann fehlen beispielsweise Belege, die mit Tages- Endsummen-Bons (Z-Bons) vorgelegt werden müssen. Dazu gehören aber auch Bedienungsanleitungen, Stornobuchungen oder Kellnerberichte.

Um für die nächste Betriebsprüfung und die ab Januar 2018 drohende Kassennachschau vorbereitet zu sein, müssen Sie die folgenden Kassenunterlagen archivieren und zehn Jahre aufbewahren:

• Kassenbücher und Aufzeichnungen
• Originalbelege
• Z-Bones
• Bedienungsanleitung
• Programmabläufe nach jeder Änderung
• Protokolle über eingerichtete Verkäufer
• Trainingsspeicherdaten
• Interne Programmierweinweisungen
• Kalkulationsgrundlagen

Was ist besonders bei der elektronischen Registrierkasse zu beachten?

Meier: Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme sind sehr weitreichend. Diese sind ab 2017 auch gesetzlich verpflichtend, beispielsweise müssen sämtliche Einzelumsätze gespeichert werden. Diese dürfen nicht veränderbar sein und müssen auch jederzeit auswertbar sein. Sind diese Anforderungen nicht erfüllt ist eine Schätzung seitens der Finanzbehörde die Folge. Wurde nichts protokolliert, hat der Unternehmer ein Problem, denn so kann er dem Finanzamt die Einnahmen oft nicht vollständig und glaubhaft nachweisen. Fehlen die Daten der Registrierkasse, kann dies auf einen schwerwiegenden Mangel hindeuten.

Welche Zugriffsmöglichkeiten hat die Finanzbehörde auf die Kassenführung?

Meier: Wie bereits erwähnt, wurde zum 01. Januar 2018 die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Hierbei kann die Finanzbehörde ohne Vorankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überprüfen. Bei Fehlerhaftigkeit kann zu einer Komplettprüfung übergegangen werden mit der möglichen Folge einer Schätzung. Je größer die Mängel desto größer kann die Hinzurechnung ausfallen.